Мемлекеттік келісім-шарт бойынша ПК және серверлер партиясын қабылдау актісі: шаблон

Қабылдау құжаттарының жинағы не үшін қажет

Мемлекеттік келісім-шарт бойынша ПК мен серверлер партиясын қабылдау актісі әдетте бір ғана қол қою парағынан тұрмайды. Толық жинақ тапсырыс беруші, жеткізуші және тексерушілер үшін қабылдауды бірдей түсінікті етеді, ал комиссияның шешімі тексерілетін фактілерге негізделеді.

Осы жинақтың басты мәні — типтік тәуекелдерді жабу: жеке позициялардың жетіспеуі, кабельдер мен аксессуарлардың салынбауы, конфигурацияның ауыстырылуы, ақаулы бірліктер немесе зақымдалған құрылғылардың жеткізілуі. Мемлекеттік секторда бұл әсіресе маңызды: даулы жағдайлар ауызша келісімдер арқылы емес, құжаттармен шешілуі тиіс.

Қабылдауды әдетте үш бағыт бойынша жүргізеді және оларды бір абзацқа араластырудың қажеті жоқ:

• саны бойынша — бәрі жеткізілді ме;
• комплектация бойынша — бәрі салынған ба және спецификацияға сәйкес пе;
• сапа бойынша — жабдық жұмыс істейді ме және ақаулар жоқ па.

Осы бөліктерді қосымшалар мен хаттамаларға бөлсеңіз, детальдар жоғалмайды және түсіндірулер азаяды.

Көп жағдайда негізгі актке сериялық нөмірлер тізімі мен инвентарлық деректер, функционалдық тексерістер нәтижелері, әр бірлік бойынша комплектация ведомостері және ескертпелер тізімі (жою мерзімдерімен) тіркеледі.

Сериялық нөмірлер мен тест нәтижелерін тіркеу екі тарапты қорғайды. Тапсырыс беруші нақты төленген жабдықтың орнатылғанына сенімді болады. Жеткізуші берілген нәрсенің қандай күйде және қандай тексерістерден өткендігі туралы анық жауапкершілік шекарасын алады.

Қабылдауға қатысушылар және олардың рөлдері

Құжаттарды уақытылы қол қою үшін қатысушыларды алдын ала тағайындап, жауапкершілікті бекітіңіз. Сонда сериялық нөмірлер, тесттер және комплектация туралы сұрақтар жерінде шешіледі, ұзын хат алмасуларға қажеттілік азаяды.

Көбінесе қатысушылар:

• тапсырыс берушінің комиссиясы — жеткізілімнің шарт пен спецификацияға сәйкестігін тексереді, нәтижелерді тіркейді, шешім қабылдайды;
• тапсырыс берушінің IT-қызметі — функционалдық тексерістерді жүзеге асырады немесе бақылайды, конфигурацияларды салыстырады;
• материалдық жауапты тұлға (МРТ) немесе қойма — техниканы сақтау мен есепке қабылдайды, орау, пломбалар, комплектацияны тексереді;
• жеткізушінің өкілі — құжаттарды ұсынады, инвентарлық деректермен (BIOS/UEFI) көмектеседі, ауыстыру/жөндеу мәселелерін келіседі.

Қабылдау қоймада (сыбайлас саны, сыртқы күй, пломбалар), IT-қызметінде (функционалдық тексерістер) және пайдалануда (егер техника бірден іске қосылса) өтуі мүмкін. Алдын ала бір күнде ме, әлде екі кезеңде ме өтетініне шешім қабылдаңыз.

Алдын ала қалай келісуге болады

Жеткізуден бұрын бланктер форматын және мерзімдерін келісіңіз: актіге қандай қосымшалар кіретінін, сериялық нөмірлер тізімін кім толтыратындығын, тесттерге қанша уақыт бөлінетінін және соңғы құжаттарға кім қол қоюға құқылы екенін анықтаңыз.

Егер жеткізуші өндіруші және интегратор болып бір мезгілде қызмет етсе, қабылдау кезеңінде сервис өзара әрекеттесу үшін байланыс тұлғасын алдын ала анықтау ыңғайлы. Мысалы, GSE.kz (gse.kz) Қазақстанда өз өндірісіне және ел бойынша сервис желісіне ие — бұл комиссияның шағын ақауларын жедел шешуге көмектеседі, қабылдауды тоқтатпау үшін.

Құжаттар жинағы: қандай хаттамалар мен қосымшаларды енгізу қажет

Қабылдау "не exactly қабылданды және қандай күйде" деген дауға айналмас үшін құжаттар жинағын алдын ала анықтаңыз. Практикалық тұрғыдан бір негізгі акт жасап, барлық деректерді қосымшаларға нақты жол және бет нөмірлері бойынша шығарыңыз.

Негізгі пакет құжаттары

Әдетте 4-6 қосымша жеткілікті, олар үш сұраққа жауап береді: не жеткізілді, қандай күйде және сәйкессіздік болған жағдайда не істеу керек.

1. Негізгі қабылдау актісі: күн мен орын, келісім-шарт реквизиттері, комиссия құрамы, қорытынды (қабылданды/ескертпемен қабылданды/қабылданбады), қосымшалар тізімі.

2. Сериялық нөмірлер тізімі: әр құрылғыға (ПК, сервер, моноблок) және қажет болса негізгі құрамдас бөліктерге (мысалы, накопительдер) қарай, кейін есепке алу және кепілдік талаптары үшін ыңғайлы болу үшін.

3. Функционалдық тексерістер хаттамасы: қысқаша (минималды тесттер жиынтығы) және қажет болса кеңейтілген (тестілеу шарттары мен толық нәтижелері).

4. Комплектация ведомостьы: қорап ішінде не бар, бөлек келген заттар (кабельдер, болт-гайка, құжаттар), «бар/жоқ» белгісімен.

5. Ескертпелер парағы және жою жоспары: мәселенің мәні, бірліктер саны, мерзім, жауапты тараптар және жоюды растау тәсілі.

Қосымшаларды "сырғанамай" ету жолы

Әр қосымшада нөмір, күн және қолдар (немесе визалар, егер тапсырыс берушіде солай қабылданса) болуы керек. Негізгі актіде әр қосымша беттерінің нақты санын көрсетіңіз — осылайша қол қоюдан кейін ештеңені қосу мүмкін болмайды.

Мысалы, комиссия 20 ПК және 2 сервер қабылдаса, реестрде тек сериялық нөмірлер емес, сол уақытта инвентарлық белгілер (егер дереу жапсыратын болса) де тіркелсін. Комплектация ведомостерінде қораптан тыс келуі мүмкін заттар — стойкаға арналған рельстер, кабель-менеджмент, кронштейндер бөлек көрсетілсін.

Сериялық нөмірлер тізімі: қалай дұрыс рәсімдеу керек

Сериялық нөмірлер тізімі — келісім-шарт бойынша нақты қабылданған техниканы дәлелдеудің негізгі тәсілі. Жақсы тізім уақытты үнемдейді: оның арқасында құрылғы орнын оңай табуға, кепілдік бойынша тексеруге және дауларды апталар бойы хат алмасусыз шешуге болады.

Тізімді кесте түрінде жүргізіп, жолдарды жабдық түрлері бойынша топтаған тиімді. Комиссияға бұл қай құрылғы, қай жерге орнатылатыны және есепке қалай түсетіні көрінуі маңызды.

Минималды бағандар жиыны әдетте:

• түрі/категориясы (ПК, монитор, сервер және т.б.);
• модель/атауы;
• сериялық нөмір (S/N);
• инвентарлық нөмір (егер қабылдау кезінде берілсе) немесе «кейін тағайындалатын» белгісі;
• орнату орны (ғимарат, кабинет/стойка, бөлім).

Құрамдас бөлшектерді бір жолға араластырып жазған дұрыс емес. Сервер үшін көбінесе сервер өзіне бөлек жол, ал төменінде дискілер, қуат блоктары, рельстер жеке жолдарда беріледі (егер комплектация немесе есепке алу үшін маңызды болса). Бұлайша накладная мен спецификациямен салыстыру жеңілірек.

Ақаулар мен сәйкессіздіктерді тікелей тізімде «статус» және «пікір» өрістері арқылы тіркеңіз. Типтік статустар: жетіспеу, дубликат, оқылмайтын стикер, модельге сәйкес еместік.

Даудың болуы ықтимал болса, фотофиксация орынды: сериялық стикер және құрылғының жалпы көрінісі анық көрінуі тиіс; қажет болса қораптағы маркировка да қосылсын. Реестрде фотолардың бар екенін және түсірілген күнді көрсету жеткілікті, актке фотосуреттерді салу міндетті емес.

Функционалдық тексерістер: не тексеру керек және қалай жазу керек

Функционалдық тексерістер құжаттарда әсер қалдырмайтын әсерлер емес, факт түрінде көрсетілуі керек: не тексерілді, қандай шартта және қандай нәтиже шыққаны. Сонда даулы жағдайлар жылдам шешіледі.

Минималды тесттер жиынтығы

Партия үшін әдетте құрылғыны іске қосып, негізгі түйіндердің жұмысын растауға жететін негізгі тексерістер жеткілікті.

ПК үшін жиі тексеретіндер: қосылу және BIOS/UEFI-ға жүктелу, накопительдердің анықталуы, желінің жұмысы (link және мекенжай алу), негізгі порттар (USB, видео), ОС немесе сервис образынан базалық жүктелу (егер ол қарастырылған болса).

Серверлер үшін әдетте тіркеуде: POST қателіксіз өтуі, дискілер мен контроллердің көрінуі, RAID дұрыс жинақталуы (егер жеткізілімде бар болса), желілік порттарды тексеру, қашықтан басқарудың қолжетімділігі (егер комплектацияда бар болса).

Егер тест флешкасын немесе корпоративтік образты қолдансаңыз, хаттамада шарттарды көрсетіңіз: тексеру күні мен орны, жауапты тұлғаның ФИО мен лауазымы, құрылғының сериялық нөмірі, образ/ОС нұсқасы және қысқа сценарий (мысалы, «сервис ортасына жүктеу, SMART/RAID тексерісі, желіні тестілеу»).

Нәтижені нақты жазудың әдісі

PASS/FAIL форматы ыңғайлы, бірақ жанында нақты түсініктеме болуы тиіс. «Жұмыс істемейді» деп жазудың орнына көрініс пен контекст көрсетілуі керек.

Мысалдар:

• "FAIL: LAN1 порты — қосылу белгісі алынбайды; кабель мен коммутатордың порты басқа құрылғыда тексерілді".
• "FAIL: RAID1 құру мүмкін емес; контроллер тек бір дискіні көреді, екінші анықталмайды".

Тексеріс көлемін тәуекелге қарай таңдаңыз. Кішкентай партиялар, маңызды серверлер, жаңа модельдер және келісім-шарт талаптары қатаң болған жағдайда барлық бірліктерді толық тексеру орынды. Үлкен партиялар үшін типтік ПК-ларды барлығын қосып тексеріп, кеңейтілген тесттерді алдын ала келісілген таңдау бойынша ғана орындау практикалық.

Комплектация мен сыртқы күйдің тексерісі

Комплектация мен сыртқы көріністі қосылудан бұрын тексерген жөн. Солайша не келгенін тез көруге болады және орау мәселелерін тест нәтижелерімен шатастырмайсыз.

Комплектацияны қалай тіркеу керек

Комплектацияны қарапайым пункттермен сипаттаңыз, комиссия мүшесінің қайталай алатындай болсын. Тексеруді үш статус бойынша жүргізу ыңғайлы: «қосымшада бар», «бөлек жеткізіледі», «келісім-шартта қарастырылмаған».

Содан кейін ТЗ және спецификациямен салыстырыңыз: модель, негізгі сипаттамалар, саны. ПК және моноблоктар үшін жеке-жеке қуат көзін, периферияны (клавиатура/тышқан, егер бар болса), құжаттар мен ПО тасымалдағыштарын (егер бар болса), кепілдік құжаттары мен адаптерлерді белгілеп өтіңіз. Серверлер үшін монтажға арналған болт-винттер, салазки/рельстер (қоса берілсе), кабельдер және лицензиялар бойынша құжаттар қосыңыз (қолданылатын болса).

Егер партияда әртүрлі жинақтар болса, комплектацияны конфигурациялар бойынша (топтап) тексеріңіз, бір ғана жазбамен бүкіл жеткізілімді өтуге келмейді.

Сыртқы тексеріс

Орау мен пломбаларды бөлек тіркеңіз: бүтіндігі, ашылған іздердің болуы, қораптағы маркировка құрылғыдағы маркировкамен сәйкес келуі. Корпустың зақымдарын нақты және орнымен жазыңыз:

• шұңқырлар, жарықтар, сынықтар;
• сызаттар мен тозулар;
• порттар мен разъемдердің ақаулары;
• заглушкалардың немесе бұрандалардың жоқтығы;
• ылғал немесе лас іздері.

Егер сәйкессіздік немесе зақым бар болса, оны ауызша қалдырмаңыз. Ескертпені конкретті бірлікке сериялық нөмірі арқылы тіркеңіз.

Қабылдау тәртібі: қадамдық схема

Бірдей сценарий қабылдауда қателерді азайтады және рәсімдеуді жеделдетеді.

1. Жүкке физикалық қабылдау: орын саны, ораудың бүтіндігі, соққы мен ылғал белгілері. Қажет болса — қабылдау материалдарына фото қосуды қарастырыңыз.

2. Құжаттар мен маркировканы салыстыру: накладная, спецификация және корпустың шильдиктерін салыстырыңыз.

3. Сериялық нөмірлерді тексеру: әр бірліктің мәліметтерін реестрге енгізіңіз, айырмашылықтар мен оқылмайтын маркировканы белгілеңіз.

4. Функционалдық тексерістер: жұмыс орнын дайындаңыз (қуат, желі, монитор/клавиатура, жүктеу носителі немесе штаттық образ). Тексеру көлемін (барлығы немесе таңдау) және тест шартысын тіркеңіз.

5. Ескертпелер және жою жоспары: ескертпелер парағын ресімдеп, мерзім мен жауапты көрсетіңіз. Жоюдан кейін даулы пункттер бойынша қайталап тексеріп, нәтижесін тіркеңіз.

Қандай құжаттарды және қандай реттілікпен қол қою керек

Комплект бөлінбеу үшін әдетте негізгі акті мен оған тіркелетін қосымшаларды бірден қол қояды: сериялық нөмірлер реестрі, тест хаттамасы(лары), комплектация ведомостері. Егер сәйкессіздіктер болса, ескертпелер парағы қосылады және қайта тексерудің тәртібі көрсетіледі.

Егер ескертпелер маңызды (қолдануға жіберуге әсер ететін болса), ауызша шешімнен гөрі актіні ескертпемен бірге қол қою жақсырақ.

Ескертпелер және оларды жою тәртібі: дауларсыз тіркеу

Даулар көбінесе ақаудан емес, оның қалай жазылғанынан туындайды. Ескертпені тексерілетін факт ретінде формулировка жасаңыз: не табылды, қайда және қашан, қай құрылғыда, немен расталды және неге маңызды.

Мысал: «ПК L200, S/N KZL200-001234, 312 кабинет, қосқанда SMART қатесі шығады (экран фотосы 12.01.2026), ОС жүктелмейді». Мұнда құрылғы, симптом және оның неге маңызды екені көрсетілген.

Ескертпелер категориялары

Дауды болдырмау үшін алдын ала екі деңгейге келісу ыңғайлы:

• критикалық — қабылданбайды (жұмыс істемейді, тесттен өтпейді, ТЗ-ге сәйкессіздік, міндетті комплектация элементтері жоқ);
• критикалық емес — шартпен қабылданады (пломбаламайтын косметикалық ақау, екінші дәрежелі аксессуар, баптау/жаңарту арқылы шешілетін мәселе).

Егер шартпен қабылдасаңыз, актіде ескертпелер тізімі, жою мерзімі және не есептелетінін (ауыстыру, толықтыру, қайта тест, инженердің шығуы, хаттама) нақты көрсетіңіз.

Мерзімдер, қайта қабылдау және жабу

Әр ескертпе үшін жеткізуші тарапынан жауапты және тапсырыс беруші байланыс тұлғасын тағайындаңыз. Шешім нұсқасын нақты жазып қойыңыз: «жаңа S/N-мен алмастыру», «S/N сақтап жөндеу», «қосымша: қуат кабелі 1 шт», «BIOS/прошивка жаңарту және қайта тест».

Қайта қабылдау қысқа құжатпен рәсімделсін: «Ескертпелерді жою актісі» немесе бастапқы актінің қосымшасы. Бастапқы құжатқа сілтеме, жабылған тармақтар тізімі, алмастырылған жағдайда жаңа сериялық нөмірлер және қорытынды: «ескертпелер жойылды, талаптар орындалды» көрсетіледі.

Қабылдауда жиі болатын қателіктер және оларды қалай болдырмау

Мемлекет сатып алуларындағы даулар көбіне техниканың емес, құжаттардың салдарынан шығады. Ең жиі кездесетіндер:

• реестрде сериялық нөмірлер жоқ немесе олар корпустың жапсырмалары мен BIOS/UEFI деректерімен сәйкес келмейді (міндетті түрде кемінде екі жерде тексеріп, кім тексергенін белгілеңіз);
• тест протоколдарында «барлығы жақсы» сияқты жалпы сөздер тұр — нақты күн, сценарий және нәтижені жазу керек;
• әртүрлі модельдер мен конфигурациялар бір кестеде араластырылған — не жеткізілгені анық емес (модельдер бойынша бөліп, әр топқа қорытынды жасау керек);
• қол қойғандар уәкілетті емес, қолдың расшифровкасы, даталар немесе мөрлер жоқ (комиссияға тағайындау туралы өкім мен уәкілеттік алдын ала тексерілуі керек);
• «кіші» комплектация тексерілмеген: қуат кабельдері, адаптерлер, рельстер, кронштейндер, құжаттар (осы үшін «бар/жоқ» белгісі бар ведомость пайдалы).

Практикалық мысал: комиссия 20 ПК қабылдап, аптасына бухгалтерия оларды есепке қоя алмаған, себебі реестрде тек системалық блоктардың S/N-дері кеткен, мониторлар көрсетілмеген. Қосымша құжаттар жинап, қол жинау қажет болды. Мұндайды болдырмау үшін әр бір затты бөлек жолға жазып, маркировканы жерінде тексеру жеткілікті.

Жақсы ереже: егер тармақ көзбен және қолмен тексерілмесе немесе қарапайым тестпен расталмаса, ол өлшенетін нәтиже немесе актінің нақты қосымшасымен расталуы тиіс (реестр, хаттама, ведомость).

Қол қоюдан бұрын чек-лист

Қол қоюдан бұрын соңғы тексеріс жасаңыз. Ол 10–20 минут алады, бірақ көбіне апта бойғы келіссөздерді үнемдейді.

1. Жеткізу құжаттарын келісім-шарттағы спецификациямен салыстырыңыз: атаулар, модельдер, конфигурациялар, саны, өлшем бірліктері.

2. Төмендегілердің бар-жоғын тексеріңіз:

• партия спецификацияға сай (мониторлар, рельстер және басқа позициялар да ескерілсін);
• сериялық нөмірлер реестрінде бос орындар мен қателер жоқ, тексеру схемасы (барлығы немесе таңдау) тіркелген;
• функционалдық тексерістер хаттамасы ресімделіп, қол қойылған (не тексерілді, қанша бірлік, нәтижелер көрсетілген);
• әр позиция бойынша комплектация мен сыртқы көрініс тексерілген және белгіленген;
• барлық ескертпелер бөлек параққа шығарылып, дата, жауапты тұлғалар, мерзім және растау тәсілі көрсетілген.

Егер сәйкессіздіктер болса, оларды анық емес формулировкалармен «ескертпемен қабылдау» деп ерітуге болмайды. Актіні ескертпемен және түсінікті жою жоспары бар түрде қол қою жөн.

Нақты мысал және келесі қадамдар

Жеткізу: мемлекеттік мекемеге 50 ПК және 2 сервер. Мақсат — 1–2 күнде дау туғызбай қабылдау, бухгалтерия мен IT келісім шартты жапсын, жеткізуші мерзімінде төлем алсын.

Келгенге бір күн бұрын қабылдау уақыты (мысалы, 10:00–17:00) келісіліп, кестелер басылып және электронды түрде дайын болсын. Жеткізуші алдын ала дайын үлгілер әкелсе және оларды жерінде толтырса ыңғайлы: МРТ құжаттық бөлігін және санын жауапқа алады, IT- маман тексерістерді орындайды.

Алдын ала дайын құжаттардың минималды жиынтығы: сериялық нөмірлер тізімі, функционалдық тексерістер хаттамасы, комплектация ведомостьі және мерзімі көрсетілген ескертпелер парағы.

Орында қабылдауды бөліп жүргізуге болады: бір адам накладная мен қораптағы және шильдиктегі сериялық нөмірлерді салыстырады, екіншісі таңдап алынған функционалдық тексерістерді (мысалы, 50-ден 10 ПК және екі сервер) орындайды.

Мысал жағдай: 3 құрылғыда сериялық нөмірлер реестрге сәйкес келмеді. "Ескертпесіз" актіге қол қоймаңыз. Осы 3 бірлікті бөліп, айырмашылықты (бөлек парақ/акт) тіркеңіз, шильдиктің фотоын жасап, қай жерде сәйкессіздік табылғанын белгілеңіз (қорап, корпус, BIOS/UEFI). Көбінесе себебі — реестрдегі қатемен жазылған немесе қораптардың ауысып кетуі.

Жартылай қабылдау оңай рәсімделеді: негізгі акт нақты қабылданған бірліктерге қол қойылады, дау тудырған позициялар бойынша айырмашылықтар акты жасалып, алмастыру/түзету міндеттемесі беріліп, кейін қысқа қайталап тексеріс пен жабу қосымшасы жасалады.

Келесі жолы қабылдау жылдамырақ өтуі үшін өндірушіден сериялық нөмірлер тізімін және сіздің акт формасына сай протоколдар шаблондарының алдын ала сұратылуы көмектеседі. Егер GSE жеткізетін ПК мен серверлер болса, құжат форматын және қабылдау кезіндегі сервиспен әрекеттесу тәртібін алдын ала келісуге болады.