ОЖ бейнелерінің санын азайту: ондағанның орнына 3–4 профиль

Неліктен тым көп ОЖ бейнесі жұмысқа кедергі болады

Компанияда 3–4 емес, 15–20 бейне болса, бастапта бұл ыңғайлы сияқты көрінеді. Әр бөлімге өз баптаулары мен бағдарламаларын беруге болады. Бірақ тез арада бұл тәсіл көмектен гөрі кедергіге айналады.

Мәселе файлдар саны емес. Әр бейненің өз тарихы пайда болады: жеке бағдарламалар жиынтығы, драйверлардың нұсқалары, қауіпсіздік бойынша ерекшеліктер, жергілікті доработкалар. Бірнеше айдан кейін қай бейне негізгі, қайсысы ескірген және қайсысын өшіру керек екенін түсіну қиындайды.

Негізгі шығындар бейнені жасағанда емес, оны ұстап тұру кезінде пайда болады. Кез келген өзгерісті бірнеше рет қайталау керек болады. ОЖ жаңартылып, қауіпсіздік саясаты өзгеріп, бағдарламаны ауыстыру қажет болса — жұмыс бейне санына көбейеді.

Көп жағдайда зиян бірнеше жерде бірден көрінеді:

• жаңартулар мен патчтар ұзақ тесттен өтеді;
• бағдарламалар мен драйверлар арасында қателіктер жиі пайда болады;
• жаңа жұмыс орындарын енгізу және ескі құрылғыларды өзгерту қиындайды;
• ИТ-қолдау ұқсас, бірақ бірдей емес баптауларға көбірек уақыт жұмсайды.

Тағы бір проблема — нұсқалар мен рұқсаттар бойынша түсініспеушілік. Екі бухгалтердің міндеттері бірдей болуы мүмкін, бірақ біреуінде клиенттің бір нұсқасы, екіншісінде басқа нұсқа болса, немесе біреудің ескі ерекшелік себебінен қосымша рұқсаты бар, ал екіншісінде жоқ — жұмысқа кедергі болады. Қызметкерлер формалды түрде бірдей жұмыс істейді, бірақ компьютерлер әртүрлі мінез көрсетеді.

Себеп іздеуге кететін уақыт та артады. Қайсысы кінәлі: бағдарлама ма, ОЖ нұсқасы ма, драйвер ме, пайдаланушы құқықтары ма, әлде бөлімнің жеке баптауы ма — анықтау үшін көп уақыт кетеді. Вариант неғұрлым көп болса, мәселені шешуге емес, қандай баптау орнатылғанын анықтауға көбірек уақыт кетеді.

Хаос әсіресе паркті жаппай жаңартқанда байқалады. Ұйым түрлі бөлімдер үшін партиялап компьютер сатып алса, көп эталондық бейнелер техниканы енгізуді және кейінгі қолдауды тежейді. Тіпті жақсы жабдық та бейнелер ішінде тәртіп болмаса толық әсер бермейді.

Және бұл көбіне техникалық емес, ұйымдастырушылық мәселе. Әдетте 15–20 бейне шын мәнінде сонша рөл бар болғандықтан емес, бір рөл мен уақытша ерекшелікті ажырата алмағандықтан пайда болады. Бір бөлім ерекше баптама сұрайды, екіншісі ескі бағдарламаны сақтап қалады, үшіншісі қосымша рұқсат алады. Уақытша шешімдер қалыптасып, әдетке айналады. Сондықтан бейнелер санын азайту жаңа файлдар жинаудан емес, ережелерді реттеуден басталады.

Рөл қай жерде аяқталып, ерекшелік қайдан басталады

Басты қателік қарапайым: рөл, бөлім, лауазым және жеке өтініш бір жерде араласып кетеді. Нәтижесінде бухгалтерияға бір бейне, кадрларға екіншісі, заң бөліміне үшіншісі беріледі, кейін филиалдар, басшылар үшін арнайы нұсқалар қосылады. Осылайша парк тез ұлғаяды және оны қолдау қиынға соғады.

Рөл — бұл бөлім атауы емес. Бұл қызметкерлер тобына күнделікті қажет болатын қайталанатын тапсырмалар, бағдарламалар мен рұқсаттар жиынтығы. Егер екі адамның бөлімдері әр түрлі болса, бірақ қолданатын қосымшалары мен ресурстары бірдей болса, оларға көбіне бір негізгі профиль жарайды.

Бөлім атауы бағдар ретінде қолданылса болады, бірақ бәрін анықтаушы болмауы керек. Бас кеңсенің сатып алу маманы мен филиалдағы сатып алу маманы көбінесе ұқсас жұмыс істейді. Кейде керісінше, бір бөлім ішінде тапсырмалар қатты әртүрлі болуы мүмкін: басшыға кеңейтілген қолжетімділік керек, ал қарапайым қызметкерге тек стандартты бағдарлама жиынтығы қажет.

Рөлді ерекшеліктен қалай ажыратуға болады

Ең пайдалы сұрақ: бұл қажеттілік бүкіл топқа керек пе, әлде бір-екі адамға ма? Егер қажеттілік сирек кездессе, бұл, көп мүмкін, ерекшелік, жаңа бейне жасау себебі емес.

Әдетте бөлек бейне қажет емес, егер айырмашылық келесі сценарийлердің біріне келсе:

• базалық жиынтыққа 1–2 бағдарлама қосу керек;
• басқа жүйе емес, басқа рұқсаттар қажет;
• периферия өзгергенімен негізгі тапсырмалар сақталады;
• қызметкер уақытша ерекше жобаға қатысады.

Бөлек профиль тек топтың тапсырмалары, қолданбалары және қауіпсіздік немесе өнімділік талаптары шынымен өзгеше болғанда бөлінуі тиіс. Әйтпесе бейнелер саны пайдасыз түрде қайта өседі.

Бөлім атауының орнына неге назар аудару керек

Қызметкерлерді нақты жұмыс бойынша топтастыру пайдалы. Адамдар күнделікті не істейтінін қараңыз: құжаттармен жұмыс істейді, есеп жүйелерін қолданады, арнайы ПО-ға қосылады, графиканы өңдейді, келушілерді қабылдайды, үлкен мәліметтермен жұмыс істейді. Осыдан қай топтардың шынымен ерекшеленетінін және қайсысының айырмашылығы ойдан шығарылғанын оңай көруге болады.

Практикада 3–4 айқын категория жеткілікті болады: офис қызметкерлері, бизнес-жүйелер пайдаланушылары, арнайы ПО қолданатын мамандар және өнімділік не қорғаныс талаптары жоғары қызметкерлер. Бұл схема түсінікті және қолдануға ыңғайлы.

Жылдам тексеру үшін үш бағаннан тұратын қарапайым кесте жасаңыз: негізгі тапсырмалар, міндетті бағдарламалар, ерекше талаптар. Бірнеше топтың 80–90% жиынтығы сәйкес келсе — оларды бір профильге біріктіру дұрыс.

3–4 негізгі профильді қалай жинау керек

Егер мақсат — ОЖ бейнелерінің санын азайту болса, бастау бейнелерден емес, фактілерден болуы керек. Компанияларда ерекше жағдайлар көп сияқты көрінеді, бірақ тексерістен кейін қызметкерлердің басым бөлігі бірнеше қайталанатын сценарийде жұмыс істейтіні анықталады.

Алдымен нақты жағдайды жинаңыз, содан кейін ерекшелікті не деп есептейтінін шешіңіз. Әйтпесе базалық бейнеге сирек қолданылатын бағдарламалар қосылып, оларды 2–3 адам ғана қолданып, қолдауды қиындатады.

Жұмыс тәртібі

1. Жұмыс орындарында шын мәнінде қандай бағдарламалар орнатылғанын толық тізімдеңіз. Ескі құжаттар емес, нақты факт бойынша. Қосымшаны кім күнделікті пайдаланатынын, кім сирек ашатынын және кім мүлде пайдаланбайтынын белгілеңіз.

2. Қызметкерлерді бөлім атаулары бойынша емес, тапсырма түрлері бойынша топтастырыңыз. Мысалы: офис жұмысы, есеп жүйелері, арнайы жұмыс орындары, инженерлік немесе графикалық тапсырмалар.

3. Барлығы үшін жалпы минимумды анықтаңыз. Әдетте бұл — ОЖ, қорғаныс құралдары, шолғыш, офис пакеті, негізгі драйверлар, басып шығару құралдары, корпоративтік коммуникациялар және міндетті қауіпсіздік саясаттары.

4. Сирек қажет заттарды базалық жиынтан шығарыңыз. Егер бағдарлама бір адвокатқа, бірнеше инженерге немесе бір қызмет көрсету нүктесіне ғана қажет болса — оны жалпы бейнеге енгізудің қажеті жоқ.

5. Ерекшеліктерді реттейтін ережені бекітіңіз. Өтінішті кім мақұлдайтыны, бағдарлама не үшін қажет екені, қаншалықты жиі қолданылатыны және жаңа профиль жасамай жеке түрде беруге бола ма — бәрі анықталуы тиіс.

Профиль дұрыс құрылғанын қалай білуге болады

Жақсы профильді бір сөйлеммен түсіндіруге болады. Мысалы: көпшілік үшін офис профилі немесе ауыр есеп жүйелерін пайдаланушыларға профиль. Егер сипаттама ұзын тізім шарттарды талап етсе — профиль артық жүктелген.

Типтік жағдай осындай: компания 14 бейне керек деп ойлайды, өйткені әр бөлімнің өз әдеті бар. Тексеру барысында шамамен 70% қызметкер шолғышта, поштада, офис файлдарымен және ішкі жүйеде жұмыс істейтіндері анықталады. Тағы екі үлкен топ есеп жүйелерін және ауыр арнайы ПО-ны қолданады. Нәтижесінде 14 нұсқаның орнына 4 түсінікті профиль қалады, ал сирек бағдарламалар бөлек орнатылады.

Бұл тәсіл тек қолдауды оңайлатпайды, сонымен қатар техниканы дайындауды да жеңілдетеді. Үлкен парк жерде жаңа жұмыс орындарын жылдам енгізуге болады, әр құрылғыны қолмен баптаудың қажеті азаяды.

Базалық бейнеде не болуы тиіс

Базалық бейнеге тек дерлік барлық қызметкерлерге қажетті заттар ғана енуі керек. Сирек рөлдерге немесе бір бөлімге тән бағдарламалар құрылғы тапсырылғаннан кейін орнатылуы тиіс.

Базаның негізі — ОЖ-ның өзі, өзекті драйверлар, қорғаныс құралдары және негізгі баптаулар. Әдетте бұл саясаттар, жаңартулар, шифрлау, антивирус, мониторинг агенттері, корпоративтік ресурстарға қолжетімділік және тіркелгі параметрлері болады. Қолданушы ПК-ны қосып-ақ дайын және қауіпсіз жұмыс орнын алады.

Маңыздысы — бұл бухгалтерияға, сатып алу бөліміне немесе нақты филиалға арналған бейне болмауы керек. Базалық профильдер жалпы тапсырмаларға негізделуі тиіс, бір бөлімнің әдеттеріне емес. Егер бағдарлама 15 адамның 800-ден біреуіне қажет болса — оны жалпы жинаққа қоспау қажет.

Базалық жиынға жиі офис пен корпоративтік қолданбалар кіреді: пошта, шолғыш, офис пакеті, PDF оқырман, видеоқоңырау құралы, архиватор, ЭЦП клиенті және күнделікті жұмысқа қажет басқа құралдар. Ұйым бірдей типтегі құрылғыларды қолданса, осындай жиынды ұстау жеңілдейді.

Не бөлек орнатқан дұрыс

Жиі бөлек орнатылатындар — сирек, ауыр немесе лицензия бойынша сұранысқа түсетін бағдарламалар:

• CAD және графикалық пакеттер;
• тар мамандықтарға арналған салалық жүйелер;
• әзірлеушілер құралдары;
• аналитикалық және BI құралдары;
• арнайы медициналық, инженерлік немесе банктік клиенттер.

Бұл бейнені жеңілдетіп, оны жаңартуды оңай етеді. Ең жақсысы — құрылғы жеткізілгеннен кейін автоматты түрде орнатылатындар тізімін алдын ала анықтау: рөльге сай қолданбалар, сертификаттар, принтерлер, ярлыктар және бөлек саясаттар. Осылайша ерекшеліктер жалпы стандартты бұзбай, бөлек пакеттер ретінде өмір сүреді.

Жақсы тест өте қарапайым: ертең бұл ПК басқа бөлімге берілсе, жүйені қайта орнату керек пе? Егер иә болса, бейне бір сценарийге тым байланған.

Нақты компанияға мысал

500 қызметкері бар, орталық кеңсесі және бірнеше филиалы бар компанияны елестетейік. Бұрын 18 ОЖ бейнесі болған: бухгалтерияға бөлек, әртүрлі сатылым бөлімдеріне, инженерлерге, қабылдау үшін және басшылар мен филиалдарға арнайы баптаулар. ИТ-команда даму емес, кімге тағы бір нұсқа қажет деген дауларға уақыт жұмсаған.

Қайта қараудан кейін компания 4 негізгі профиль қалдырды:

• офис профилі — шолғыш, офис пакеті, пошта, мессенджер, PDF, антивирус, VPN, базалық драйверлар басып шығару үшін;
• бухгалтерлік — офис профиліндегі барлық нәрсе плюс бухгалтерлік жүйе, ЭЦП, клиент-банк және есеп беру құралдары;
• инженерлік — офис профиліндегі барлық нәрсе плюс CAD бағдарламалары, жобалау құжаттары үшін утилиталар және қатаңырақ қолжетімділік баптаулары;
• қабылдау профилі — қарапайым интерфейс, киоск режиміндегі шолғыш, келушілерді тіркеу бағдарламасы, сканер және принтер.

Құрылғы түрлері бойынша да профильдерді бөліп қоюға болады. Офис пен бухгалтерия стандартты жұмыс үстелі ПК-ларда жұмыс істейді, қабылдау үшін моноблоктар, инженерлер үшін қуатты жұмыс станциялары. Құрылғы қайталанатын типтік конфигурациялар ретінде сатып алынса, драйверлар мен техникалық қызмет көрсетуде тосынсый азаяды.

Негізгі ой — әр жаңа өтініш автоматты түрде жаңа бейне жасауға әкелмеуі керек. Егер бухгалтерияға басқа PDF-оқырман керек болса немесе бір филиал жергілікті принтердің драйверін қажет етсе, бұл бейнені көшіру себеп емес. Мұндай нәрселер құрылғыны бергеннен кейін қосымша пакеттер ретінде орнатылады.

Жаңа бейне әдетте келесі жағдайларда қажет емес: бір қосымша, жоба мерзіміне берілетін уақытша рұқсат, жергілікті принтер, ярлықтарды өзгерту, интерфейс тілін ауыстыру немесе браузерге қосымша плагин.

Ерекшеліктер хаосқа айналмас үшін компанияға қарапайым ереже жеткілікті: әр ерекшеліктің иесі, себебі және қайта қарау мерзімі болуы тиіс. Ерекшелік бөлек пакет немесе саясат ретінде рәсімделеді, тұрақты жаңа жинақ ретінде емес.

Бейнелер санын азайтудағы жиі қателіктер

Проблема көбіне технологияда емес, әдетте басталады. Компания ОЖ бейнелерін азайтқысы келеді, бірақ әр жаңа өтінішке ерекшелік жасап отырады. Бірнеше айдан кейін хаос қайтып келеді.

Бірінші қателік — нақты бір басшыға, шағын бөлімге немесе уақытша жобаға бейне жасау. Егер қызметкердің рөлі шын мәнінде өзгермесе, бөлек профиль қажет емес.

Екінші қателік — бір бейнеге бәрін салып қою. Бастапта ыңғайлы көрінеді, бірақ кейін жүйе ауырлап, жаңартулар қиындалып, артық бағдарламалар қосымша қауіп тудырады.

Үшінші қателік — ерекшеліктерді кім мақұлдайтынын алдын ала шешпей қою. Егер кез келген өтініш ешқандай ережесіз қабылданса, стандарт тез бүлінеді. Жауапты болуы керек: ИТ-жетекші немесе ИТ пен бизнесті қамтитын кіші топ.

Төртінші қателік — әр профильде жаңартуды тестілеуді ұмыту. Тіпті 3–4 профиль болғанда да, драйверлердің немесе офис пакеттерінің жаңартулары әр топқа әртүрлі әсер етуі мүмкін.

Бесінші қателік — профильдер арасындағы айырмашылықтардың қарапайым тізімін жүргізбеу. Үлкен регламент қажет емес. Қайсы профиль кімге арналған, қандай бағдарламалар кіреді, қандай саясаттар қолданылады және не есептеледі ерекшелік — деген түсінікті кесте жеткілікті.

Схема бұзылып жатқанын көрсететін қарапайым белгі бар: ИТ-маманы профиль A мен профиль B-нің айырмашылығын бір минут ішінде түсіндіре алмаса. Егер айырмашылықты айту қиын болса, профильдерді біріктіру қажет.

Іске қосудан бұрын қысқа чек-лист

3–4 профильге көшер алдында бірнеше қарапайым сұраққа жауап беру пайдалы. Егер екіден кем емес тармақ бойынша жауап анық болмаса, алдымен ол олқылықтарды жабыңыз.

• Рөлдер қарапайым сөздермен сипатталған ба? Бөлім бойынша емес, нақты жұмысы бойынша: офис қызметкері, бухгалтер, оператор, инженер, әкімші.
• Әр профильде тек қажетті минимум бар ма? Қорғанышсыз «әрдайым пайдалы болуы мүмкін» бағдарламалар болмауы керек.
• Ерекшеліктер бір ережемен рәсімделеді ме? Қосымша ПО өтініш бойынша беріледі, иесі және қайта қарау мерзімі бар.
• Жаңартулар барлық профильдерде тез тексеріле ала ма? Егер тестілеу тым көп уақыт алса — профильдер тым көп.
• Жаңа қызметкер қолмен жинауды қажет етпей дайын жұмыс орнын ала ма? Егер әр рет әкімші ПК-ны қайта құрылымдаса — стандарт әлі жұмыс істемейді.

Құрылғыларды бағалау бөлек маңызды. Құрылғылар тым әртүрлі болса, жақсы профильдер тез айналып өтіп, айналма баптаулар пайда болады. Сондықтан көп компаниялар алдын ала ПК, моноблоктар мен жұмыс станцияларын бірнеше типтік конфигурацияға келтіргенді жақсы көреді.

Қане қадамдар

Болашақ рөлдер мен негізгі профильдер анықталғаннан кейін бірден жаппай енгізуге кірісудің қажеті жоқ. Алдымен қазіргі жағдайды түсіну керек: қандай бейнелер шын пайдаланылып жатыр, олар қалай ерекшеленеді және қайсысы бұрынғы ерекшеліктерден ғана пайда болған.

Бұл кезеңде жиі кейбір бейнелер бір-бірін қайталайтыны көрінеді. Бірі бірнеше бағдарламаға ғана ерекшеленеді, екіншісі жергілікті баптауға, үшіншісі ескірген драйверге байланысты. Мұндай айырмашылықтарды бейнеден шығарып, бөлек орнату ережелері ретінде рәсімдеу дұрыс.

Одан әрі қарапайым жоспар бойынша жылжыңыз:

• ағымдағы бейнелер аудитін өткізіп, айырмашылықтар тізімін жинаңыз;
• анық көшірмелерді өшіріп, ұқсас нұсқаларды біріктіріңіз;
• пилот тобы таңдап, 3–4 профильді жұмыс барысында тексеріңіз;
• жаңа жұмыс орындары, техниканы ауыстыру және болашақ сатып алулар үшін стандартты бекітіңіз.

Пилотты ең күрделі пайдаланушыларда емес, тапсырмасы анық қызметкерлерде бастау жақсы: офис қызметкерлері, бухгалтерия және арнайы ПО пайдаланатын кейбір мамандар. Бірнеше апта ішінде профильдердің қайсысы толық жарайтыны және қайсысы тек нүктелік баптауды қажет ететіні анық болады.

Пилоттан кейін стандартты жазбаша түрде бекіткен дұрыс. Қай профиль кімге тағайындалатыны, базаға қандай бағдарламалар кіретіні, не өтініш бойынша берілетіні және ерекшеліктерді кім мақұлдайтыны анық болуы қажет. Бұл компанияны бұрынғы схемасына қайта оралуынан қорғайды, яғни әр бөлімнің өз бейнесі пайда болмауы үшін.

Компания бір уақытта паркіні жаңартса, профильдерді типтік жабдық конфигурацияларыyla байланыстыру пайдалы. Сонда офис профилін стандартты ПК-ларға, қабылдау және оқу сыныптары сценариилері — моноблоктарға, жоғары жүктемелі тапсырмалар — жұмыс станцияларына немесе серверлерге байлауға болады. Стандарттау сатып алудың бөлігіне айналады, ИТ-ның бөлек проблемасы емес.

Егер командада уақыт немесе тәжірибе жетіспесе, жеткізуші мен интеграторды тартуға болады. Қазақстандағы компанияларға мұндай серіктес ретінде GSE.kz көмектесе алады. Компания корпоративтік ПК, моноблоктар, жұмыс станциялары мен серверлер шығарып, жүйелік интеграциямен айналысады, сондықтан типтік конфигурацияларды, орналастыруды және әрі қарайғы қолдауды бір схемаға жинау мүмкін.

Мақсат қарапайым: ОЖ бейнелерінің санын жай ғана қысқарту емес, жаңа стандартты тұрақты ету. Егер жаңа қызметкерлер, жаңа құрылғылар және жаңа өтініштер бір тұтас түсінікті үдеріс арқылы өтсе, жүйе жарты жылдан кейін қайтадан құралданбайды.