Техниканы есептен шығарғанда деректерді жою актісін қалай жасау керек?

Компьютерді есептен шығару оның жинақтауышындағы деректер жойылғанын дәлелдемейді. Тексерушіге бірізді тізбек керек: ұйым ақпаратты жоюға құқылы болды, тасымалдағыш түрі мен тәуекелге сай әдіс таңдады, рәсімді орындады, нәтижені тексерді және тасымалдағышты қайта өңдеуге тапсырғанға дейін жоғалтпады.

Сондықтан актідегі «қатты диск пішімделді» деген сөйлемнің пайдасы шамалы. Ол дискіні нақтыламайды, тазарту тәсілін түсіндірмейді, сақтық көшірмелер туралы ештеңе айтпайды және сәтті операцияны қатемен аяқталған пәрменнен ажыратуға мүмкіндік бермейді. Дұрыс құжаттар жинағы нақты сериялық нөмірді нақты нәтижемен байланыстырады.

Есептен шығару туралы бір акт жеткіліксіз

Жабдықты есептен шығару актісі мен деректерді жою актісі екі бөлек оқиғаны растайды, сондықтан бір құжат екіншісін сирек алмастырады. Бухгалтерлік комиссия негізгі құралдың кейінгі тағдырын шешеді, ал ақпараттық қауіпсіздік мамандары ұйым таңдаған әдіспен тасымалдағыштан қорғалатын мәліметті алу мүмкін емес екенін растайды.

Іс жүзінде құжаттар жинағы төрт құжаттан немесе логикалық бөліктен тұрады:

1. Жабдықты пайдаланудан шығару туралы шешім, онда түгендеу нөмірі, жиынтық құрамы және есептен шығару себебі көрсетіледі.
2. Ақпаратты жою негізі: сақтау мерзімінің аяқталуы, сараптама комиссиясының бекітілген шешімі, саясат талабы немесе қолданылатын басқа негіз.
3. Сериялық нөмірлер, әдіс, құрал, тексеру нәтижесі мен қолдар көрсетілген тасымалдағыштарды тазарту актісі немесе сертификаты.
4. Сол тасымалдағыштар тізімі және соңғы операцияның растамасы бар қалдықтарды не жабдықты мердігерге беру актісі.

Ішкі тәртіп рұқсат етсе және барлық деректеме сақталса, бұл бөліктерді бір құжатқа біріктіруге болады. Бірақ бухгалтерлік актідегі «жинақтауыш жойылды» деген жол құжаттарды жою негізін де, техникалық нәтижені де растамайды.

Архивтік міндеттерді бөлек тексеріңіз. Қазақстанда қолданыстағы Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидалары алдымен құндылық сараптамасын өткізіп, электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасауды талап етеді. Осы рәсім қолданылатын ұйымдарда қажет келісулер алынғаннан және ұйым басшысы бекіткеннен кейін ғана жоюға жол беріледі. Қағидалар ақпарат өшірілген соң жарамды тасымалдағышты қайта пайдалануға рұқсат етеді, ал жарамсызын есептен шығарып, жоюды және есепке белгі түсіруді талап етеді.

Бұл маңызды айырмашылық: дискіден деректерді өшіру мен электрондық құжаттарды заңды түрде жою екі бөлек әрекет. Шартты сақтау мерзімі аяқталмаса, жинақтауышты мінсіз тазартудың өзі талап бұзуға әкеледі. Жұмыс басталмай тұрып ақпарат иесі қажет түпнұсқалар мен міндетті көшірмелер сақталғанын, ал жойылатын даналарды жоюға рұқсат барын растауы керек.

Қалыпты сақтау мерзімі әрдайым соңғы жауап бермейді. Сот дауы, ішкі тергеу, реттеуші талабы немесе жоюға салынған тыйым жоспарлы жоюды уақытша тоқтатуы мүмкін. Партия тізілімінде «жоюды тоқтата тұру» өрісі және шешімге сілтеме болуы, ал комиссия рәсім басталғанға дейін мұндай тасымалдағыштарды алып тастауы керек. Заңгердің ауызша хабары қойма мен мердігер арасында оңай жоғалады.

Әдісті деректер мен тасымалдағыштың кейінгі тағдыры анықтайды

Жою тәсілін деректердің құпиялылығына, сақтау технологиясына, тасымалдағыштың күйіне және одан кейін қайда жіберілетініне қарап таңдау керек. Жабдық бағасы оны қайта пайдалану шешіміне әсер етеді, бірақ ақпаратты қорғау талабын төмендетпейді.

NIST SP 800-88 Rev. 2 тасымалдағышты қауіпсіз өңдеу нәтижелерін Clear, Purge және Destroy деп бөледі. Clear құрылғының қалыпты интерфейсі арқылы қарапайым қалпына келтіруден қорғайды. Purge қазіргі зертханалық тәсілдермен қалпына келтіруді іс жүзінде мүмкін етпейді және тасымалдағышты жұмысқа жарамды күйде қалдыруы мүмкін. Destroy мұндай қалпына келтіруді мүмкін етпейді әрі тасымалдағышты қайтадан дерек сақтауға жарамсыз етеді.

Шартта немесе салалық талапта басқа атаулар қолданылса да, осы үлгіні ішкі стандартқа енгізген дұрыс. Ол комиссияны алдымен қажет нәтижені анықтауға, содан кейін ғана утилита, магнитсіздендіргіш немесе ұсақтағыш таңдауға мәжбүрлейді. «Бізде осындай станок бар, барлық дискіні соған саламыз» деген кең тараған кері тәсіл SSD-ні магнитсіздендіруге әрекет жасаған сәтте жарамсыз болып шығады.

Шешімді мына ретпен қабылдаған ыңғайлы:

1. Қазір көрініп тұрған деректерді ғана емес, тасымалдағышта болуы мүмкін ақпараттың ең жоғары құпиялылық деңгейін анықтау.
2. Тасымалдағыш ұйым бақылауында қала ма, қызметкерге беріле ме, кепілдікпен қайтарыла ма әлде сыртқы қайта өңдеушіге кете ме, соны тіркеу.
3. Моделі мен өндіруші құжаттамасы арқылы тасымалдағыштың түрі мен күйін анықтау.
4. Ішкі саясат, шарт және қолданылатын нормалар бойынша қолайлы Clear, Purge немесе Destroy нәтижесін таңдау.
5. Тасымалдағыш сақтау орнынан шықпай тұрып өңдеу техникасы мен тексеру тәсілін белгілеу.

Деректер санаты белгісіз болса, оларды автоматты түрде ашық деп санауға болмайды. Ескі кеңсе компьютерінде иесі тек таныстырылымдарды есінде сақтаса да, кадр жүйесінің көшірмелері, кіру кілттері, жергілікті пошта және уақытша файлдар болуы мүмкін. Комиссия жабдық жұмыс істеген жүйенің санатын қолданғаны немесе қатаңырақ деңгейді құжатпен қабылдағаны дұрыс.

Бағдарламалық тазарту әр дискіге жарамайды

Бағдарламалық тазарту бекітілген техника барлық сақтау аймағын қамтып, аяқталу мәртебесін тексеруге мүмкіндік берсе ғана жұмыс істейтін тасымалдағышқа жарайды. Жылдам пішімдеу, бөлімді жою, себетті тазарту және тіркелгіні бастапқы күйге қайтару мұндай техникаға жатпайды.

Жұмыс істейтін магниттік HDD үшін барлық қолжетімді кеңістікке құпия емес үлгіні бір рет жазу әдетте Clear нәтижесіне жеткізеді. Бірнеше мәрте жазу ескі нұсқаулықтарда қалған, бірақ қайталау саны толық қамтылмаған аймақ мәселесін шешпейді. Диск моделін, өңделген мекенжайлар ауқымын, утилита нұсқасын, аяқталу кодын және бақылау үлгісін оқу нәтижесін жазып алу әлдеқайда пайдалы.

SSD мен басқа флеш жад басқаша жұмыс істейді. Контроллер жазбаны физикалық ұяшықтарға таратады, резервтік аймақ ұстайды және тозуды теңестіру үшін деректерді ауыстырады. Файлдық жүйе арқылы қалыпты қайта жазу ескі беттерді міндетті түрде қамтымайды. NIST артық сыйымдылығы бар SSD-нің пайдаланушыға қолжетімді кеңістігін қайта жазу өте әлсіз қорғаныс беруі мүмкін екенін тікелей ескертеді.

Жұмыс істейтін SSD үшін Sanitize, Block Erase немесе Cryptographic Erase кіріктірілген пәрменін нақты модельдің құжаттамасын тексергеннен кейін ғана таңдаңыз. Пәрмен атауы ештеңеге кепіл болмайды: өндіруші оның қандай аймақтарды қамтитынын сипаттауы, ал орындаушы аяқталу мәртебесін сақтауы керек. Криптографиялық өшіру пайдаланушы деректерін шифрлаған кілтті тез жояды, бірақ барлық шарты орындалса ғана сенімді дәлел болады. Деректер жазылғанға дейін шифрлануы, кілттің барлық көшірмесі жою ауқымына енуі, ал сақтық көшірмедегі не сыртқа шығарылған кілт басқа жүйеде қалмауы керек.

Телефон, планшет, принтер, сақтау жүйесі және желілік жабдық үшін де тек «зауыттық күйге қайтару» жеткіліксіз. Алдымен барлық кіріктірілген және алынбалы сақтау орнын тізімдеңіз: ішкі жинақтауыш, жад картасы, тапсырмалар журналы, мекенжай кітабы, басқару модулі, контроллер кэші. Содан кейін дәл сол модельге арналған өндіруші рәсімін қолданып, алынбалы тасымалдағыштарды бөлек өңдеңіз. Өндіруші бастапқы күйге қайтару нені өшіретінін түсіндірмесе, оны тек төмен тәуекел үшін қабылдауға немесе күштірек әдіспен толықтыруға болады.

Сервер мен сақтау жүйесінде операциялық жүйе көретін дискілерді ғана тексермеңіз. Деректер жедел резерв дискісінде, энергияға тәуелсіз жады бар контроллер кэшінде, жүктеу модулінде, сервистік жинақтауышта немесе массивтен шығарылған дискіде қалуы мүмкін. Алдымен слоттар мен сериялық нөмірлер бойынша құрам картасын жасап, оны массив конфигурациясымен салыстырыңыз. Логикалық томды жою физикалық дискілерді тазартпайды, ал RAID қайта құру ескі блоктардың жойылғанын растамайды.

Тазарту журналы утилитаны іске қоспаған адамға да түсінікті болуы керек. Ең аз жазба мынадай:

Носитель: SSD, модель ABC-960, серийный номер S4N001827
Метод: Purge
Техника: NVMe Sanitize, Block Erase
Инструмент: утвержденная утилита, версия 2.4.1
Начало: 2026-07-21 10:14
Окончание: 2026-07-21 10:22
Статус: completed successfully
Проверка: журнал Sanitize без ошибок, устройство исправно
Решение валидатора: принято

Сөздер мен пішім құралға қарай өзгереді, бірақ сериялық нөмір, операция, уақыт және шешім арасындағы байланыс сақталуы керек. Сериялық нөмірі көрінбейтін терезе суретіне қарағанда, іздеуге және тізіліммен салыстыруға болатын мәтіндік журнал сенімдірек.

Магнитсіздендіру тек магниттік қабатқа әсер етеді

Жабдық өрісі нақты тасымалдағыштың коэрцитивтілігіне сай болса, магнитсіздендіру магниттік таспа мен кейбір HDD үшін қолданылады. SSD, USB флеш жинақтауышы, жад картасы және оптикалық дискідегі деректерді ол жоймайды, өйткені бұл құрылғылар биттерді магниттік қабатта сақтамайды.

HDD болса да, рәсімді мұқият жүргізу қажет. Қазіргі диск әсерден кейін сервожолдары зақымдалып, анықталмай қалуы мүмкін, бірақ өріс пластиналарды сенімді тазартуға жеткіліксіз болуы ықтимал. Дискінің жұмыс істемеуі деректердің жойылғанын дәлелдемейді. NIST SP 800-88 Rev. 2 магнитсіздендіргішті тасымалдағыш коэрцитивтілігімен сәйкестендіру керек екенін және кей құрылғы қажет нәтижеге жетпей, жинақтауышты істен шығаруы мүмкін екенін бөлек көрсетеді.

Актіде магнитсіздендіргіштің өндірушісі мен моделі, сәйкестендіргіші, тексеру немесе калибрлеу күні, рұқсат етілген тасымалдағыш түрлері, цикл режимі және сәтті аяқталғаны көрсетілуі керек. Жабдық паспортын рәсіммен бірге сақтаңыз немесе оның деректемелерін жазыңыз. «Өнеркәсіптік құрылғымен магнитсіздендірілді» деген тұжырым тексерушіге өрістің жеткілікті болғанын бағалауға мүмкіндік бермейді.

Магнитсіздендіруді физикалық жою деп атамаңыз. NIST үлгісінде бұл Destroy емес, Purge санатындағы физикалық техника. Рәсімнен кейін тасымалдағыш жарамсыз болуы мүмкін, бірақ талап етілетін нәтиже сыртқы көрініске немесе дискіні қосу мүмкіндігіне емес, қорғалатын деректерді іс жүзінде қалпына келтіру мүмкін еместігіне байланысты.

Таралуы немесе ұсынылуы шектелген архивтік электрондық құжаттар үшін Қазақстан қағидаларында магнит өрісімен әсер ету және тасымалдағышты механикалық жою аталған. Бұл кез келген жинақтауышты магнитсіздендіруге рұқсат деген сөз емес. Әдіс тасымалдағыш физикасына сай болуы, ал ішкі тәртіп нормативтік негізді нақты техникамен байланыстыруы керек.

Физикалық жоюдың өлшенетін нәтижесі болуы керек

Физикалық жоюды істен шыққан тасымалдағышқа, құпиялылығы жоғары деректерге және сенімді Purge техникасынсыз жинақтауыш ұйым бақылауынан шығатын жағдайға таңдаңыз. Сақтау аймағының едәуір бөлігі бүтін қалса, корпусты сындыру, бір тесік бұрғылау немесе тақшаны майыстыру жеткіліксіз.

HDD үшін магниттік пластиналарды ұйым бекіткен стандарт рұқсат ететін бөлшек өлшеміне дейін бүкіл ауданы бойынша бұзу керек. SSD, жад картасы және USB құрылғысы үшін мақсат басқа: пластик корпус пен ағытпаны емес, жад микросхемаларының өзін ұсақтау қажет. Оптикалық дискіде деректер диск қабатында орналасады, сондықтан оқуға жарамды аймақ қалмайтындай етіп кеседі немесе ұсақтайды. Магниттік таспаны бекітілген бөлшек өлшеміне дейін кеседі не ұсақтайды, ал Purge қажет болса, жарамды магнитсіздендіргішпен өңдейді.

NIST бір тесік жасау әдетіне тікелей қарсы шығады: ішінара зақымданған құрылғыда зертхана оқи алатын аймақтар қалуы мүмкін. Сондықтан ішкі стандарт әрекет атауын емес, өңдеу нәтижесін белгілеуі керек. Әр тасымалдағыш санаты үшін ең үлкен бөлшек өлшемін немесе басқа өлшенетін шартты, жабдықты және көзбен тексеру тәсілін көрсетіңіз.

Қызметкерге дискілерді балғамен сындыруды тапсырмаңыз. Шыны пластина сынықтары, аккумуляторлар, шаң және өткір бөлшектер жарақат пен өрт қаупін тудырады. Арнайы жабдықты, қорғаныс құралдарын және комиссия тасымалдағыштарды бақылауда ұстайтын орынды пайдаланыңыз. Жабдық аккумулятормен жұмыс істеуге арналмаса, өңдеу алдында мобильді құрылғының аккумуляторын өндіруші рәсімімен алыңыз.

Ұсақтағаннан кейін комиссия қалдықтарды көріп, оларды партиямен салыстыруы керек. Шағын партия үшін биркалар көрінетін өңдеуге дейінгі және кейінгі фотосурет көмектеседі, бірақ ол тізілімді толықтырады, алмастырмайды. Үлкен партияға пломбаланған контейнер, тиеу ведомосы, пломба нөмірі, салмақ немесе дана саны, оператор хаттамасы және мердігердің қабылдау актісі қажет.

Әр тасымалдағыштың орынды әдісі бар

Әдістер матрицасы әуелден жарамсыз үйлесімдерге тыйым салып, орындаушыға тек тексерілген нұсқаларды қалдыруы керек. Төмендегі негізгі сұлбаны ұйым шартқа, салаға және деректер санатына қарай қатаңдата алады.

• Магниттік HDD-ні ұйым ішінде Clear үшін толық қайта жазуға немесе Purge үшін кіріктірілген Sanitize пәрменімен өңдеуге болады. Сыртқа берерде тексерілген Purge, жарамды магнитсіздендіру не Destroy қолданылады, ал істен шыққан диск жойылады.
• SSD және NVMe үшін модель құжаттамасына сай Sanitize, Block Erase немесе Cryptographic Erase қолданыңыз. Оларды ұйым бақылауынан тек тексерілген Purge не Destroy рәсімінен кейін шығарады, ал істен шықса жад микросхемаларын ұсақтайды.
• USB жинақтауышы мен жад картасын қамтуы дәлелденген өндіруші техникасынан кейін ғана қайта пайдаланыңыз. Деректер құпия болса немесе тасымалдағыш істен шықса, жад микросхемаларын жойыңыз.
• Магниттік таспаны Purge үшін жарамды магнитсіздендіргішпен өңдейді немесе дерек санатына сай жояды. CD, DVD және Blu-ray әдетте қайта пайдаланылмайды, сондықтан олардың дерек қабатын физикалық бұзады.
• Телефон, планшет және КФҚ өндіруші рәсімімен барлық алынбалы модульмен бірге өңделеді. Сыртқа беру үшін тексерілген Purge немесе кіріктірілген жадты Destroy қажет, ал істен шыққан құрылғыны бөлшектеп, жадын жояды.

Кесте нақты модельді тексеру талабын жоймайды. Ағытпасы бірдей екі құрылғы атауы бірдей пәрменді әртүрлі орындауы мүмкін. NIST жинақтауыш сипаттары өзгеріп тұратындықтан және пәрменнің құрылғыда қалай жұмыс істейтінін өндіруші ашуы керек болғандықтан, ұсынымдарының екінші редакциясындағы нақты техникаларды IEEE 2883 құжатына ауыстырды.

Істен шыққан дискіні кепілдікпен қайтару өте қолайсыз мәселе. Ұйым физикалық бақылауды жоғалтады, ал бағдарламалық тазарту мүмкін болмауы ықтимал. Шартқа тасымалдағышты өзіңізде қалдыру, жинақтауышты қайтармай ауыстыру, бақылаумен тазарту немесе сериялық нөмір бойынша растамасы бар жеткізушінің келісілген рәсімін қолдану құқығын алдын ала енгізіңіз. Шартта мұндай талап болмаса, комиссия қалдық тәуекелді жазбаша қабылдауы немесе қайтарудан бас тартуы керек.

Сервердегі алынбалы жинақтауышты атаусыз бөлшек ретінде есепке алмаңыз. Дискінің сериялық нөмірін сервердің түгендеу нөмірі мен слотына байланыстырып, одан кейін дискіні бөлек қадағалаңыз. Өндіруші әрі жүйелік интегратор ретінде GSE.kz жеткізілімді жобалау кезінде-ақ тапсырыс берушіге тасымалдағыштарды есепке алуды, сервистік рәсімді және кейінгі инфрақұрылымға қойылатын талаптарды енгізуге көмектесе алады. Актінің өзі тапсырыс берушінің құжаты болып қалады және оның деректер санаты мен сақтау қағидаларын көрсетуі керек.

Нәтижені тексеру скриншоттан маңызды

Тексеру алдымен операция қатесіз аяқталғанын растауы, содан кейін уәкілетті қызметкер нәтиже қабылданған тәуекелге жеткілікті ме, соны шешуі керек. NIST бұл екі әрекетті verification және validation деп атайды. Оларды жиі біріктіреді де, журналдағы «сәтті» мәртебені әдістің дұрыстығына дәлел деп қате қабылдайды.

Verification техникалық сұраққа жауап береді. Бағдарламалық тазартуда орындаушы құрал мәртебесін, қателерді, журналды және тасымалдағыш күйін тексереді. Магнитсіздендіргіш үшін цикл аяқталғанын және жабдықтың жарамдылығын растайды. Физикалық жоюда комиссия қалдықтарды қарап, бекітілген бөлшек өлшемімен немесе басқа шартпен салыстырады.

Validation басқару сұрағына жауап береді: техника осы тасымалдағыш пен құпиялылық деңгейіне сай болды ма, қажет аймақтарды қамтыды ма, қалдық тәуекелді қабылдауға бола ма? SSD магнитсіздендіргіш циклінен сәтті өтсе, verification қондырғының жұмысын растай алады, бірақ validation нәтижені қабылдамауы тиіс, өйткені әдіс флеш жадқа әсер етпейді.

Ішкі тәртіп талап етпесе, әр дұрыс рәсімнен кейін дискіні толық оқудың қажеті жоқ. NIST Clear немесе Purge аяқталған соң күрделі іріктеп оқуды әдепкі талап деп санамайды. Қалыптан тыс мәртебені, қолжетімсіз аймақтарды, қате таңдалған техниканы және расталмаған жабдық күйін анықтау әлдеқайда маңызды.

Партияны бақылауды былай құруға болады: орындаушы рәсімді іске қосып, журналға қол қояды, екінші қызметкер сериялық нөмір мен нәтижені салыстырады, ал процесс иесі өңдеуді қабылдайды немесе кері қайтарады. Қабылданбаған тасымалдағыш ортақ контейнерге түспейді. Оған белгі қойып, қорғалған сақтау орнына қайтарады және күштірек әдіспен өңдейді.

Тексерушіге үйілген скриншот емес, әр жолдан дәлел ашылатын тізілім көрсетіңіз. Мәртебе өрістерінде шектеулі мәндер болсын: «сәтті», «қате», «валидатор қабылдамады», «Destroy әдісіне ауыстырылды». «Өшкен сияқты» деген еркін сөйлем журналда да, актіде де болмауы керек.

Акт шешімді сериялық нөмірмен байланыстыруы керек

Бір жол арқылы тасымалдағыштың бүкіл жолын қалпына келтіруге болса, деректерді жою актісін қабылдау оңайырақ. NIST Certificate of Sanitization үлгісі өндірушіні, модельді, сериялық және мүліктік нөмірді, тасымалдағыш көзін, құпиялылық санатын, әдісті, техниканы, құрал мен нұсқаны, тексеруді, жауапты адамдарды және кейінгі бағытты көрсетуді ұсынады. Қазақстандық ұйым бұл құрылымға негіз бен ішкі шешім деректемелерін қосуы керек.

Актінің тақырып бөлігінде ұйым атауын, нөмірін, күнін, орнын, комиссия жұмысының негізін, оның құрамын тағайындау туралы бұйрықты және ішкі регламенттің қолданылған редакциясын көрсетіңіз. Одан кейін комиссия мүшелері мен рөлдерін жазыңыз. Ақпарат иесі мен есепке жауапты тұлғасыз жүйе әкімшісінің жалғыз қолы екі сұрақ қалдырады: деректерді жоюға кім рұқсат берді және дискінің осы мүлікке тиесілі екенін кім растады?

Кесте бөлігіне мыналар кіруі керек:

• техниканың түгендеу нөмірі, әр тасымалдағыштың түрі, өндірушісі, моделі және сериялық нөмірі;
• тасымалдағыш қолданылған жүйе немесе бөлімше және өңдеуге дейінгі ақпарат санаты;
• жою негізі және тасымалдағыштың кейінгі тағдыры туралы шешім;
• Clear, Purge немесе Destroy әдісі, нақты техника, құрал, нұсқа және жабдық сәйкестендіргіші;
• уақыт, verification нәтижесі, validation шешімі және журнал файлына немесе қосымшаға сілтеме.

Кестеден кейін қорытынды жазыңыз: қанша тасымалдағыш сәтті өңделді, қаншасы қабылданбады, қаншасы қайта өңдеуге жіберілді және қабылданған партия қайда берілді. Есепке белгілер енгізілгенін, бұрынғы құпиялылық таңбасы нәтиже қабылданғаннан кейін ғана алынғанын және қосымшалар актінің бөлігі екенін бөлек көрсетіңіз.

Дайын тұжырым қаңқасын ішкі үлгіге көшіруге болады:

Комиссия на основании приказа от [дата] № [номер] и решения
о выделении информации к уничтожению от [дата] № [номер]
провела санитарную обработку перечисленных носителей.

Для носителя [тип, модель, серийный номер, инвентарный номер]
выбран метод [Clear/Purge/Destroy], техника [точное наименование].
Операцию выполнил [ФИО, должность] инструментом [название, версия
или идентификатор оборудования] в [время, место].

Verification: [статус, ошибки, способ проверки].
Validation: результат [принят/отклонен], основание решения [ссылка
на пункт политики]. Дальнейшая судьба: [внутреннее использование,
передача подрядчику, переработка, уничтожение].

Актіге «кез келген жағдайда қалпына келтіру мүмкін емес» деп жазбаңыз. Мұндай абсолютті тұжырымды тексеру мүмкін емес. Комиссия таңдалған әдіс пен саясатқа сай белгіленген күш салу деңгейінде қалпына келтіруді іс жүзінде мүмкін емес деп таныды деген дұрыс. Бұл NIST анықтамасына да жақынырақ.

Сақтау тізбегі қайта өңдеушіде аяқталады

Курьер пломбаланған контейнерді алып кеткен сәтте ұйым жауапкершілігі аяқталмайды. Өңдеу расталғанға дейін әр тасымалдағышты кім қабылдағанын, оның қайда болғанын және тағдырын қандай оқиға түпкілікті жапқанын білу қажет.

Мердігермен шартта рұқсат етілген әдістер мен жою нәтижесін, өңдеу орнын, мерзімді, келісімсіз қосалқы мердігерді ауыстыруға тыйымды, тасымалдау талабын, оқиға туралы хабарлауды, бақылау не тексеру құқығын және қорытынды растау құрамын бекітіңіз. Қалдықтармен жұмыс істеуге арналған қалыпты лицензияның өзі деректерді жоя алатынын дәлелдемейді.

Тасымалдағыштарды сериялық нөмірлері бар тізіліммен немесе жабық тізілімге бірмәнді байланыстырылған пломбаланған партия сәйкестендіргішімен беріңіз. Пломба нөмірін, орын санын, жіберушіні, алушыны, уақытты және қолдарды көрсетіңіз. Мердігер электрондық қалдықтың салмағын ғана есептесе, ұйым өңдеу басталмай тұрып-ақ жеке дискілермен байланысты жоғалтады.

Жұмыс аяқталған соң сол партия нөмірі, әдіс, жабдық, күн, орын, нәтиже және жауапты тұлға көрсетілген орындалған жұмыс актісін және жою сертификатын не хаттамасын алыңыз. Қабылданған нысандар санын, ерекшеліктер мен қалдықтарды салыстырыңыз. Сәйкессіздікті тексермей түзетілген санмен жаппаңыз: баланстық құны нөл болса да, жоғалған диск дерек тасымалдағыш болып қала береді.

Салыстыру рәсімі артық нысанды да түсіндіруі керек. Мердігер беру ведомосында болмаған сериялық нөмірді қайтарса, бұл сканерлеу қатесін, партиялардың араласуын немесе контейнеріңізге бөтен тасымалдағыш түскенін білдіруі мүмкін. Ерекшелікті карантинге қойып, пломбалар мен кіру журналдарын сақтаңыз, тексеруге жауапты адамды тағайындаңыз. Бастапқы сан, өңделген бірліктер, қайтарылған нысандар мен ауытқулар арифметикалық тұрғыда сәйкескеннен кейін ғана қорытынды актіге қол қойыңыз.

Сақтық көшірмелерге бөлек шешім қажет. Жұмыс станциясының дискісін жою сервердегі көшірмеден, бұлттық сақтау орнынан, поштадан немесе архивтен файлдарды өшірмейді. Жабдық актісінде әр сақтық көшірмені тізу міндетті емес, бірақ жою негізі ауқымды, көшірмелердің аяқталу мерзімін және жауапты тұлғаны анықтауы керек. Қазақстанның құжаттау қағидалары электрондық құжаттың жойылуын оны ақпараттық жүйе құралдарымен, тасымалдағыштардан және сақтық көшірмелерден қалпына келтіру мүмкін еместігімен тікелей байланыстырады.

Актіні, журналдарды, фотосуреттерді, беру тізілімін, мердігер растауын және ерекшеліктер бойынша шешімді ұйымның істер номенклатурасы мен саясатында белгіленген мерзім бойы сақтаңыз. Дәлелдің сақтау мерзімі тексеруші немесе деректер субъектісі операция туралы сұрай алатын кезеңнен кездейсоқ қысқа болмауы керек.

Келесі партияда есептен шығару тізілімінен бір сериялық нөмір алып, құжаттар арқылы соңғы нәтижесіне дейін өтіп көріңіз. Егер тізбек «қайта өңдеуге берілді» деген сөзде үзілсе, партия сіздің бақылауыңыздан шығуға әлі дайын емес.