Тіркеу бөліміндегі компьютерді ауыстыру — пациент қабылдауын тоқтатпай

Неліктен тіркеуді жаңарту қабылдауды үзіп қалады

Тіркеу бөлімі қарапайым көрінуі мүмкін: компьютер, принтер, жүйеге қолжетімділік және қызметкер. Бірақ іс жүзінде бұл барлық науқастар ағатын түйін. Бір терезе болса да тоқтап қалса, кідіріс тез арада бүкіл емханаға таралады.

Тіркеуде компьютерді ауыстыру жиі жабдықтың өзінен емес, оның айналасындағы тәуелділіктерден қабылдауды бүлдіреді. Бір жұмыс орнында медициналық жүйеге кіру, талон басу, ЭЦҚ-пен жұмыс, құжат сканері, электрондық кезекті шақыру және касса немесе зертхана байланысы болуы мүмкін. Бір элемент жұмыс істемесе, қызметкер дереу науқастарды қалыпты түрде қабылдай алмайды.

Қай кезде қабылдау жиі үзіледі

Проблемалар жаңа компьютерді қосқаннан кейін емес, дәл сол мезеттен кейін басталады. Қай жерде медициналық жүйеге кіре алмайды, қай жерде талон принтері немесе сканер анықталмай қалады, қай жерде электрондық кезек істемей қалады. Көбінесе әдеттегі баптаулар бұзылады, сондықтан қызметкер қажетті функцияларды іздеуге уақыт жоғалтеді. Ең қауіпті сценарий — барлық терезені бірден ауыстыру, сонда ешкім пациент ағымын ұстап тұра алмайды.

Тіпті 10–15 минуттық кідіріс те нақты уақытта тек 10–15 минутқа ғана шектелмейді. Алдымен тірі кезек жиналады. Пациенттер басқа терезелерге барып, әкімшілер мен дәрігерлерді алаңдатады, колл-орталыққа қоңырау шалады. Қысқа кідіріс қызметкерлер ауыстыруының басында жалпы сәтсіздікке әкеледі.

Барлық жұмыс орындарын бірден жаңарту, әсіресе қауіпті. Егер тіркеуде екі-үш терезе болса, оларды бірден ауыстыру жылдамырақ деп ойлануға болады, бірақ бұл кез келген резервті алып тастайды. Бір терезені көршісі уақытша алмастыра алады, ал барлық терезе тоқтаған кезде құжат басып шығаратын, жазбаларын растайтын және сұрақтарға жауап беретін ешкім болмайды.

Тіпті 2–3 терезе үшін де айқын жоспар қажет. Олай болмағанда ИТ қызметі мәселелерді орын алғаннан кейін шешеді, ал тіркеу қызметкерлері адамдарды қабылдауды импровизация режимінде жүргізеді. Қай терезе бірінші жаңартылады, қай жерде резерв қалдырылады және егер бірдеңе іске қосылмаса, қалай жылдам қайтып оралуға болатынын алдын ала анықтау әлдеқайда қауіпсіз.

Қазақстандағы медмекемелер үшін бұл әсіресе маңызды, егер таңертеңгісін ағын көп басталатын болса. Бірінші сағат бүкіл күннің ырғағын белгілейді. Егер бастама бөкселенсе, босаған ритмге оралу әлдеқайда қиынға соғады.

Ауыстыру кезінде не жоғалтпау керек

Техника ауысқанда тек компьютерді емес, жұмыс орнын түгел сақтау маңызды. Жаңа ПК қосылғанымен, қызметкер пациентті бұрынғыдай қабылдай алмаса — бұл сәтсіздік. Мұнда басты көрсеткіш — техника емес, қабылдаудың үздіксіздігі.

Ең бірінші жоғалтпайтын нәрсе — медициналық жүйеге қолжетімділік. Тіркеуші бірден пациент картасын, дәрігер кестесін, қабылдауға жазуды және басқа модульдерді ашуы тиіс. Кіру бірнеше минутқа болса да істемей қалса, кезек тез өседі.

Екінші маңызды нәрсе — кезек жүйесі. Талондар, таблоға шақыру және қабылдау тәртібі үзіліссіз жұмыс істеуі керек. Бұл үзіліп қалса, қызметкерлер қолмен басқаруға көшеді, ал пациенттер кімнің және қайдан шақырылып жатқанын шатастырады.

Басып шығару да кем емес: бағыттамалар, анықтамалар, келісімдер, чек және басқа құжаттар үздіксіз берілуі керек. Жиі кездесетін қате — жүйеге кіруді тексеріп, принтердің өзі, баспа шаблондары мен баптауларды тексермеу. Нәтижесінде терезе жұмыс істейді, бірақ құжатты бере алмайды.

Аз көрінгенімен маңызды заттар да бар: құжат сканері, ЭЦҚ тасымалдағышы, қолтаңба токені, кейде штрихкод немесе карталарды оқу құрылғысы. Бір аксессуардың істемеуі бүкіл қабылдауды тоқтата алады, тіпті компьютер мен монитор дұрыс болса да.

Қызметкерлер арасындағы байланыс та тексерілуі тиіс. Көп емханаларда жұмыс орнында телефон, IP- телефон немесе дәрігер кабинеті мен аға администраторға ішкі байланыс каналы бар. Бұл байланыс жоғалса, кез келген стандарттан тыс сұрақ терезе жұмысын тежейді.

Минималды дайындық жиынтығын алдын ала анықтау дұрыс. Жұмыс орнын дайын деп санауға болады, егер:

• қызметкер өз деректерімен медициналық жүйеге кірсе;
• кем дегенде бір нақты құжат басылып шықса;
• кезек, талон және табло жұмыс істесе;
• сканер, ЭЦҚ және басқа қажетті құрылғылар қосылған болса;
• телефон немесе басқа жұмыс байланысы қолжетімді болса.

Осы пункттер сақталса, пациенттер жиі техника өзгергенін байқамайды. Біреуінің түсуі болса, ауыстыруды аяқталған деп санауға болмайды.

Жұмыс күнінен бір күн бұрын дайындық

Көбінесе ауыстыру күрделі ақаудан емес, кеш еске түскен ұсақ нәрселерден сәтсіз болады. Жұмысқа бір күн қалғанда әлсіз тұстарды жойыңыз: кім шешім қабылдайтынын, қандай компьютерге принтер қосылғанын, кімнің тіркелгісімен меджүйе ашылатынын және қай терезеге таңертең бармай тұру керектігін анықтаңыз.

Алдымен тіркеуден бір жауапты адам тағайындаңыз. Ол жұмыс өзгерісінің шынайы тәртібін білуі, қай жерде кезек ұзақ болатынын түсінуі және қай жұмыс орнын өшіруге болатынын жылдам растауы тиіс. Ішкі ИТ маманы немесе мердігер ауыстыруды жүргізсе, оған бірнеше байланыс орны емес бір адам қажет.

Кешке не тексеру керек

Кешкі дайындық өте практикалық болуы тиіс. Әр терезені аралап, онда қандай жабдық тұрғанын, оны кімнің пайдаланатынын, қандай құрылғылар қосылғанын, қандай логин мен құқықтар керек екенін, қосымша кабельдер, тінтуір, пернетақта және резервті принтер бар-жоғын сәйкестендіріңіз.

Басып шығаруды бөлек тексеріңіз. Көп тіркеулерде бәрі дұрыс көрінеді, бірақ талонды бірінші рет басып шығарғанда ақау шығады. Жаңа құрылғыда порт, принтер атауы немесе драйвер басқа болуы мүмкін — сонда терезе формалды түрде жұмыс істесе де қабылдау тоқтап қалады. Сондықтан ауыстырылғаннан кейін қолданылатын принтерге тестілік құжат басып көрген дұрыс.

Қолжетімділікті де кешке тексеріңіз. Тек Windows логині мен паролі емес, медициналық жүйеге, поштаға, баспа шаблондары мен жергілікті қалталарға кіру қажет болуы мүмкін, кейде электрондық кезек жүйесіне де. Қызметкерде қажетті құқықтар болмаса, бұл таңертең анықталмауы тиіс.

Соңғы қадам — тыныш уақытты таңдау. Көбіне бұл ауысымның басы емес және түстен кейінгі уақыт емес. Қысқа тыныш терезеде және бір орын бойынша ауыстыру әлдеқайда тиімді: әдеттегі емханада 20 минуттық тыныштық бір сағаттық шыдамсыз алмастырудан артық.

Егер сыртқы интегратор болса, алдын ала қандай терезелер арқылы өту керегін және қандай техника қажет екенін келісіңіз. Сонда ауысу күнінде кабель, пароль немесе принтер іздеуге уақыт кетпейді.

Бір терезе бойынша кезең-кезең сценарий

Ең қауіпсіз әдіс — барлық тіркеуді бірден ауыстыру емес, әр жұмыс орнын жеке ауыстыру. Алдымен пилоттық орын таңдаңыз: тым бос емес, бірақ ең ұзын кезегі болатын орын болмауы тиіс. Осылай реалды мәселені байқап, бүкіл ауысымды тәуекелге тықпауға болады.

Ескі компьютерді өшірмей тұрып, жаңасын осылай дайындаңыз: қызметкерге таныс барлық заттарды қайта іздетпеу үшін профильді, құжат шаблондарын, баспа баптауларын және медициналық жүйелеріне арналған қалталарды көшіріп қойыңыз. Егер терезеде жиі дәрігер кестесі, сақтандыру формалары немесе бланкалар орналасқан жерлері ашылатын болса — бәрі сол жерлерде болуы тиіс.

Одан кейін трафиктің шыңы арасында қысқа терезеде жабдықты ауыстырыңыз. Ескі жұмыс орнын алысыраққа апармаңыз: ол резерв ретінде қолдауы тиіс. Тіпті 10 минуттық кідіріс кезекте тез көбейеді.

Жаңа ПК немесе моноблокты қосып алғаннан кейін периферияны дереу тексеріңіз. Тіркеу көбіне жүйеге кіруден тыс, қарапайым нәрселерге тәуелді: талон, бағыттама, келісім және анықтамалар баспауы керек. Егер принтер анықталса да қате берсе, жұмыс орнын әлі дайын емес деп санаңыз.

Тексеріс тәртібі қарапайым болуы тиіс:

• қызметкердің тіркелгісімен жүйеге кіру;
• медициналық жүйені қосып, артық сұрауларсыз жұмыс істеу;
• тест пациент картасын немесе дәрігер кестесін ашу;
• бір сынақ құжатын басып шығару;
• қалталар, шаблондар мен ярлыктардың іздемей ашылатынын тексеру.

Осыдан кейін ғана қызметкерді жаңа орынға толық ауыстырыңыз. Жақсы белгі — тіркеуші бірінші пациентті жүйелі ырғымен, әкімші көмек көрсетпей қабылдай алса.

Бастапқы 30 минут ішінде ИТ маманы немесе мердігер жанында болуы тиіс. Ол жүйеге кіргеннен кейін дереу кетпеуі керек: дәл осы уақытта кішігірім, бірақ маңызды ақаулар шығып жатады — әдепкі принтер түсіп қалуы, баспа форматының қателігі, ярлық бос болуы немесе желілік қалтаға қатынау қатесі.

Пилоттық орын тыныш өткен болса, сол схемамен келесі терезені ауыстырыңыз. Бұл тәсіл тіркеу тоқталмайтын және кез келген процестегі ақау бүкіл қабылдауға бірден әсер ететін орындар үшін өте ыңғайлы.

Кезек, баспа және қолжетімділікті қалай жоғалтпауға болады

Тіркеуді жаңартудағы ең жиі қате — ескі компьютерді тым ерте өшіру. Жаңа ПК толық тексерілмейінше, ескі жұмыс орны қызметте қалуы тиіс. Бұл медициналық жүйе ашылмаса, принтер жүксіз қалса немесе сканер анықталмаса кері қайту жолын береді.

Қысқа тест кезінде ағымды көрші терезеге жылдам бағыттаған дұрыс. Пациент ағымы жалғасады, ал қызметкер жаңа жұмыс орнын қысымсыз тексереді. Тіпті 10–15 минуттық мұндай үзіліс көзге көрінетін алмастырудан гөрі қауіп төмендетеді.

Қағаз резерві де қажет, тіпті ақау бірнеше минутқа ғана күтілсе де. Қолда бос бланкалар, қалам және қарапайым жазу шаблоны болуы тиіс: Аты-жөні, уақыт, дәрігер, учаске нөмірі, байланыс. Егер жүйе немесе баспа ілініп қалса, тіркеуші ағынды жоғалтпайды және пациенттерден күте тұруды сұрамайды.

Бірінші кезекте не тексеру керек

Тексеріс «бәрі сияқты жұмыс істейді ме» дегеннен гөрі қызметкердің нақты әрекеттеріне негізделуі керек. Тіркеуде маңызды тек ПК сипаттамасы емес, нақты операциялар:

• медициналық жүйеге кіру және дұрыс тіркелгі арқылы өту;
• талон, бағыттама және чек (егер кассалық баспа осы терезеден өтсе) басылғанын тексеру;
• сканер құжаттарды қате бермей оқиды;
• ЭЦҚ жүйеде анықталып, қажетті құжатты қол қояды;

ЭЦҚ мен сканерді бөлек тексерген дұрыс, жалпы жүйеге кірумен қоса қарамаңыз. Көбінесе кіру болса да, қол қою сертификат, драйвер немесе браузер баптаулары себепті жұмыс істемейді. Скандермен де солай: бағдарлама ашылады, бірақ кескін пациент картасына өтпейді.

Қауіпсіз тәртіп бір: жаңа ПК нақты әрекеттермен тексеріліп, содан кейін ғана ескі өшіріледі. Қазақстандағы поликлиникаларда бұл әсіресе маңызды, себебі тіркеу бір уақытта кезек, баспа және мемлекеттік не ішкі жүйелерге қолжетімділікті басқарады. Жақсы жабдық та қызметкердің жұмыс жолын — жүйеге кіруден қағаз беруіне дейін — тексермейінше көмектеспейді.

Қалыпты емханада ауыстыру мысалы

Қала емханасының әдеттегі таңғы уақыты ерте басталады: кейбір науқастар ашылуға дейін келеді, бір бөлігін алдын ала жазған, бір бөлігі тікелей кезекке келген. Мұндай кезде тіркеуде компьютерді ауыстыру өзі қауіпті емес, бірақ талон басының ілініп қалуы, дәрігер кестесінің ашылмауы немесе оператордың жүйеге қайта кіруі секілді ұсақ мәселелерге байланысты проблемалар туындайды.

Сондықтан нақты ауысымда барлық терезені бірден емес, әр жұмыс орнын жеке ауыстырады. Алдымен әдетте бас тіркеушінің орнын алады — онда тәжірибе көп, және қызметкер қате қай жерде екенін тез байқайды: принтер дұрыс таңдалмаған, штрихкод қисық басылып шыққан немесе пациент картасы баяу ашылады.

Ауыстыру кезінде көрші терезе уақытша ағымды қабылдайды. Иә, кезек сәл баяулайды, бірақ қабылдау тоқтамайды. Көрушілер үшін бұл әдеттегі жұмыс жүктемесі сияқты көрінеді, техникалық қате емес.

Мұндай ауысым қалай өтеді

Жұмыс күні әдетте қарапайым түрде өтеді: ашылғанға дейін барлық ескі орындар қызметте қалады, бірінші толқыннан кейін бас тіркеушінің компьютері ауыстырылады, медициналық жүйеге кіру және баспа тексеріліп, бірнеше пациент қабылданып қате шықпаса ғана келесі терезеге көшуге болады. Егер жаңа адамның көп ағымы басталса, жұмыстар уақытша тоқтатылады.

Мұнда жылдамдық емес, тәртіп маңызды. Жаңа жұмыс орны қысқа тірі тексерістен сәтті өткен болса ғана әрі қарай көшу керек. Егер ең төменгі маңызды қадамдардың бірі істемесе, ескі орын қайта іске қосылады да, мәселе кезек қысымынан тыс шешіледі.

Жақсы мысал: 10:30 кезінде ағым төмендеді, бас тіркеушінің компьютері 20–30 минутта ауыстырылды, бірнеше құжат басылып, екі пациент қатесыз қабылданды да, содан кейін келесі терезеге дейін жұмысты жалғастырды. Ал 12:00-де жаңа толқын келіп, ауыстыру тыныш уақытқа дейін тоқтатылды.

Осылайша тіркеуді қосымша қауіпсіздікпен жаңарту жүзеге асады. Қазақстан үшін тағы бір практикалық жәйт бар: егер техника мен сервис ел ішінде болса, үйлесімділік, баспа және ауыстыру мәселелері тезірек шешіледі.

Ауыстыру кезінде жиі кездесетін қателіктер

Ең жиі себептердің бірі — қате таңдалған уақыт. Дүйсенбі таңертең басталса, терезеде кезек тұрғанда, тіпті шағын кідіріс бүкіл ауысымды қиындатады. Тыныш сағаттар — күннің соңы, ауысым арасындағы терезе немесе бос күнде қабылдауға дейінгі тест — қауіпсізрек.

Екінші қате — принтердің күтпеген жерден басылмауы. Тіркеуде локальды принтер көп жағдайда қарапайым, бірақ маңызды баптауларға ие: порт, қағаз форматы, бір тіркелгімен байланыс. Жаңа ПК қосылғаннан кейін принтер нақты тапсырмада тексерілмесе, проблема пациентпен ғана анықталады.

Тағы бір қиындық — қызметкерлердің әдеттегі жұмыс ортасының жоғалуы. Ескі компьютерде сақталған формалар, жедел ярлыктар, бланка скандары мен браузер баптаулары бар. Формалды түрде жүйеге қолжетімділік болса да, терезе баяу жұмыс істейді, өйткені тіркеуші бәрін қайтадан іздейді.

Сонымен қатар, ИТ ғана ауыстыруды жүргізіп, тіркеуге тәуелді басқа тараптарды хабарламай қалу — қате. Дәрігерлер қай терезе уақытша қосылғанын, колл-орталық қай жерге бағыттау керектігін және аға администратор қай жерде резерв барын білуі тиіс. Әйтпесе адамдар әр түрлі жерге ағылып, қоңыраулар жоғалып, құжаттарды қайта басып шығару қажеттігі туындайды.

Ең қауіпті қателік — қарапайым қайта оралу жолының болмауы. Жаңа компьютер қосылғанымен принтер көрінбесе, қажет модуль ашылмаса немесе авторизацияда ілініп қалса, кері қайту жосыны анық болуы керек: ескі ПК бөлшектелмеген, кабельдер таңбаланған, қуат жақын жерде, қайтару 5–10 минутты алады. Ондай болмаса, кішкене ақау да сағатқа созылады.

Қазақстанда сервистік қолдау маңызды. Жабдық пен қолдау жергілікті болса, ауыстыру барысында ауыстырушы құрастырушы немесе қосалқы бөлшектер тез келтіледі. Бірақ басты ереже өзгермейді: жүйені тек қана қосылатынын тексермей, пациенттің жолын — кезектен бастап картаға және қағазға дейін — тексеру керек.

Қысқа чек-лист ашар алдында

Тіркеу терезесін ашар алдында жалпы тексеріс емес, қабылдауды бірден тоқтататын негізгі заттарды жылдам қарап шығу қажет. Әдетте бұл 5–10 минутқа жетеді, егер жауапты адам бірдей тәртіппен жүрсе.

Тексеруді қызметкердің жұмыс орнында жасаңыз, кабинет бойынша жалпылама емес. Осылайша бірінші пациент келгенге дейін ұсақ ақауларды анықтауға болады.

• Қызметкерде логин, пароль және негізгі тіркелгі кірмесе балама жол бар;
• Медициналық жүйе қателіксіз ашылады, пациент картасы табылып, дәрігер кестесі көрінеді;
• Талон бірінші ретте дұрыс принтерден дұрыс форматта басылады;
• Электрондық кезек тіркеліп, таблода да, тіркеушінің экранында да көрсетіледі;
• Қызметкер қандай жағдайларда кімге қоңырау шалу керектігін біледі: ішкі ИТ, мердігер немесе кезекші инженер.

Қарапайым тест: тіркеушіден үш әрекетті орындауын сұраңыз — пациент іздеу, талон басып шығару және келесі нөмірді шақыру. Егер бәрі кідіріссіз әрі әкімшінің көмегінсіз өткен болса, терезені ашуға болады.

Егер сыртқы мердігер ауыстыруды қадағалайтын болса, оның байланысы алдын ала белгілі болуы тиіс. Бұл, әсіресе, жоба жергілікті өндіріс пен сервис желісін қамтыған компания арқылы жүргізілсе пайдалы, мысалы GSE.kz. Бұл жағдайда жабдық үйлесімділігі мен жұмыс орындарын баптау мәселелерін жергілікті түрде жылдам шешуге бола�ды.

Алғашқы сәтті ауыстырғаннан кейін не істеу керек

Бірінші сәтті ауыстыру — аяқ емес, жұмысқа дайын шаблон. Ауыстырудан кейін дереу не үздік шыққанын, не қай жерде қосымша жүктеме тудырғанын жазып алыңыз: деректерді тасымалдау қанша уақыт алды, баспа қай жерде кешеуілдеді, қызметкерлер жүйеге қаншалықты тез кірді, кезек пен сканерлер бойынша сұрақтар пайда болды ма.

Қате ғана емес, жақсы шыққан нәрселерді де тіркеңіз: кабельдердің таңбалануы көмектесті ме, бір сынақ талон жеткілікті болды ма, ауыстыруды ауысым соңында жасау ыңғайлы ма әлде ашылмас бұрын таңертең бе.

Келесі қадам — бүкіл тіркеуге бірден ауыстыруға тырыспау. Ең қауіпсіз жол — бір терезеден 1–2 орынға ауыстыруды қайталау. Осындай тәсіл қауіпті бақылауда ұстауға, қайталанатын мәселелерді жылдамырақ байқауға және ИТ мен тіркеушілердің жұмысына артық жүк түсірмеуге мүмкіндік береді.

Алғашқы ауыстырудан кейін жалпы жоспарды жаңартыңыз: әр терезеге жұмсалатын нақты уақыт, жабдық пен периферия тізімі, тексеру тәртібі, ИТ жауаптысы, тіркеу жауаптысы және ақау болған жағдайда резервтік сценарий.

Егер пилоттан кейін бір орындаушы жабдық жеткізу, баптау және келешектегі қолдауды орындауы тиімді болса, жекелеген құрылғылардан гөрі бүкіл процесті қараған дұрыс. Мұндай тапсырмаларға GSE.kz ұқсас шешімдер жарайды — L200 Series жұмыс үстелінен бастап M200 Series моноблоктарына дейін, әсіресе жергілікті өндіріс пен интеграция мен сервистің айқын схемасы маңызды болса.

Үлкен көлемде жаңарту кезінде бұл одан сайын өзекті: жабдық жеткізу, баптау, интеграция және сервис әртүрлі компаниялар арқылы жүзеге асса, кінәлі табуға уақыт кетеді, түзетуға емес. Бір орындаушы арқылы жоба жүрсе, тіркеу айқын жоспар бойынша жұмыс істеп, қалыпты ырғатына тез оралады.

Жақсы қорытынды — келесі ауыстыру тез, тыныш және аз қолмен араласуды талап етеді.